Depuis bientôt 30 ans, ESSEMES Services s’est imposé comme un acteur incontournable dans le secteur de l’installation et de la maintenance de systèmes de sécurité incendie, et aspire ainsi à optimiser au mieux la gestion du suivi d’équipements. Ce sont eux qui par exemple, installent et vérifient les systèmes de désenfumage naturel ou mécanique, les éclairages de sécurité ou encore les portes coupe-feu.
La société est organisée en plusieurs agences régionales et gère plus de 2.000 clients chaque année. Plus de 20.000 sites sont contrôlés chaque année par les équipes ESSEMES Services : des sites industriels, des ERP ou même des logements collectifs. Autant de lieux auxquels le groupe apporte son expertise en termes de sécurité.
En effet, ESSEMES Services répond aux exigences réglementaires dans la prévention et la protection contre les incendies sur l’ensemble du territoire français. C’est d’ailleurs pourquoi la société est certifiée APSAD par le CNPP depuis 2003.
1. ESSEMES Services en quelques chiffres
2. Les enjeux liés au métier de l’installation et de la maintenance
3. Problématiques avant la mise en place d’Ermeo
4. Les apports de la solution Ermeo
5. Quels bénéfices pour ESSEMES Services depuis le déploiement d’Ermeo ?
À la fin de chaque intervention, les opérateurs responsables de l’installation et/ou de la maintenance des systèmes de sécurité incendie doivent remettre au client un rapport détaillé sur le contenu de leur prestation.
Bien que chronophage et complexe, c’est une étape critique, pour les acteurs de l’installation et de la maintenance comme ESSEMES Services, qui doit obligatoirement être réalisée lors de l’installation et la gestion du suivi d’équipements car il s’agit d’un engagement contractuel réglementaire entre les deux parties. Ce document permet en effet d’attester que les installations ont été réalisées conformément aux prescriptions initiales tout en précisant également leur état de fonctionnement.
Pendant leurs interventions d’installation et/ou de maintenance, les opérateurs terrains utilisaient exclusivement des supports papier pour recenser les informations associées aux systèmes de sécurité incendie :
Tous ces formulaires papier devaient ensuite être consolidés dans un seul et unique document via un processus fastidieux qui faisait perdre beaucoup de temps aux équipes et à l’encadrement.
En effet, pour s’assurer qu’il n’y ait aucune erreur dans les données saisies, il était nécessaire d’effectuer plusieurs relectures et vérifications. Autant de temps de perdu sur des tâches à faible valeur ajoutée pour les équipes d’ESSEMES Services.
Lors d’erreurs de saisie ou de données manquantes, une nouvelle intervention devait être programmée chez le client, engendrant perte de temps et surcoût financier.
De plus, l’usage des formulaires papier ne permettait que très difficilement l’analyse exhaustive des parcs immobiliers. Un travail fastidieux d’accompagnement des partenaires d’ESSEMES Services du fait d’une complexité à centraliser et gérer les données associées aux interventions.
Il était donc crucial de digitaliser ces process métier trop chronophage et de transformer ces problématiques en avantages business.
Digitalisez votre gestion du suivi d'équipementsC’est dans ce contexte que nous avons été sollicité par ESSEMES Services pour mettre en place la solution Ermeo sur l’ensemble de leurs activités d’installation et de maintenance et d’améliorer la gestion du suivi d’équipements.
Depuis, les interventions réalisées chez leurs clients sont listées dans des formulaires digitaux complètement paramétrables depuis l’application web Ermeo, le Studio. Les techniciens de la société peuvent dorénavant collaborer entre eux et avec les clients pour paramétrer, compléter ou encore adapter les formulaires en fonction des besoins opérationnels.
Ermeo est une solution web et mobile qui permet aux industriels et sociétés de services de tous secteurs de substituer l’utilisation du papier ainsi que les tâches à faible valeur ajoutée, qui ralentissent et complexifient le quotidien des opérateurs terrain, en digitalisant tout type d’opérations et de documents.
De la création de formulaires digitaux au reporting automatisé, en passant par la planification d’interventions et la collecte de données sur le terrain, les opérateurs sont parfaitement guidés à chaque étape de leurs interventions via la solution web et mobile Ermeo.
Les formulaires métiers disponibles sur l’application mobile d’Ermeo permettent de référencer facilement l’ensemble des systèmes de sécurité d’un bâtiment, ou d’en effectuer leur maintenance.
Un opérateur peut sélectionner le site sur lequel il se trouve dans un formulaire associé. Plusieurs champs sont automatiquement pré-remplis lui faisant gagner du temps. Il peut s’agir de l’adresse du site, le type du bâtiment ou encore les actifs présents. Autant d’informations présentes en base de données et utiles sur le terrain.
Deuxième point d’amélioration apporté, la capacité à reconnaître un équipement. Lors de son arrivée sur le terrain, il suffit à l’opérateur de scanner le code-barres ou le QR Code sur le système de sécurité à référencer ou à maintenir. Puis, il peut aisément compléter les quelques informations nécessaires, par exemple :
Les formats de champs prédéfinis et les valeurs limites intégrées aux formulaires lors de leur création permettent de supprimer les erreurs de saisie tout en homogénéisant les pratiques entre opérateurs.
« Grâce à Ermeo, les opérateurs terrains gagnent quotidiennement énormément de temps. D’une part car la plupart des informations sont directement affichées dans les formulaires digitaux. D’autre part car les rapports sont automatiquement générés à la fin des interventions. » – Sylvain Belloir, Directeur des Opérations
Après l’inspection terminée par l’opérateur, un rapport est automatiquement généré via Ermeo et envoyé à son superviseur pour vérification. En parallèle, les équipements sont automatiquement ajoutés, ou mis à jour, dans la base de données.
À tout moment, le superviseur peut accéder aux divers rapports d’interventions terminées. Si besoin, il peut aussi les agréger et les exporter au format imposé par le client. Grâce à notre solution, il est en effet possible d’intégrer des templates personnalisés respectant la trame et la charte graphique d’un client en particulier.
Grâce à ces rapports, les clients d’ESSEMES bénéficient d’une meilleure gestion et suivi d’équipements ainsi qu’une vision sur l’état de leurs parcs d’équipements de sécurité. Ils peuvent ainsi mieux prioriser les investissements à réaliser ou les demandes d’intervention en cas de non-conformités identifiées.
Demandez une démo !« De nos jours, un client a tellement d’équipements qu’il ne sait plus exactement comment est composé son parc. Grâce à Ermeo, nous avons dorénavant une vision 360 sur chaque équipement (caractéristiques, historique des interventions et des données collectées…) et une vue complète sur chacun des parcs de nos clients. » – Sylvain Belloir