L’essor de l’industrie du futur a vu un composant fondamental se positionner au centre de ses dynamiques, le zéro papier, première conséquence physique de la dématérialisation. Simultanément une cause et une conséquence de la dématérialisation des interventions, ce facteur présente de multiples bénéfices pour les entreprises à diverses échelles.
Les entreprises qui ont éliminé l’utilisation du papier sont devenues de plus en plus courantes ces dernières années, en raison des préoccupations croissantes concernant l’impact environnemental des systèmes traditionnels basés sur le papier. Cependant, la transition vers un modèle sans papier n’est pas toujours simple, et les entreprises doivent tenir compte d’un certain nombre de facteurs avant de s’engager dans cette voie. L’un des principaux facteurs à prendre en compte est l’utilisation des ressources. Le passage au zéro papier implique d’investir massivement dans les technologies de stockage électronique, comme les services de cloud computing ou les infrastructures informatiques dédiées. En outre, une entreprise peut avoir besoin de mettre à niveau ses ordinateurs et autres matériels afin de tirer pleinement parti de ces technologies. Pour de nombreuses petites entreprises ne disposant pas des ressources financières nécessaires, cela peut constituer un obstacle important.Un deuxième facteur à prendre en compte est l’adhésion des employés. Après tout, aucune entreprise ne sera en mesure d’abandonner avec succès les systèmes traditionnels sur papier si les employés clés n’adhèrent pas au changement. Les responsables devront donc veiller à ce que leur personnel reçoive une formation adéquate et dispose d’une technologie qui lui permette de travailler de manière productive dans un environnement numérique. Cela peut impliquer d’investir dans de nouveaux outils logiciels et de réorganiser les processus organisationnels existants pour les rendre plus compatibles avec les outils numériques.
Découvrez dès maintenant les cinq principaux avantages présentés par une politique zéro papier dans votre entreprise :
1. Vous souhaitez obtenir d’importants gains de productivité
2. Vous voulez d’importants gains de coûts
3. Vous voulez fiabiliser vos données
4. Votre accès aux données pourrait être optimisé
5. L’image de vous qu’ont vos clients vous importe
1. Vous souhaitez obtenir d’importants gains de productivité
Afin de réaliser des gains de productivité significatifs, il est important de comprendre d’abord ce qui vous rend productif. Une fois que vous savez comment vous travaillez le mieux, vous pouvez commencer à utiliser la technologie et les outils qui vous aideront à améliorer votre productivité. Pour de nombreuses personnes, le passage au zéro papier est un excellent moyen d’augmenter leur productivité, car il leur permet d’accéder facilement à leurs documents depuis n’importe quel appareil. De plus, la numérisation a fait d’énormes progrès ces dernières années et peut être d’une grande aide lorsqu’il s’agit d’organiser et de gérer vos informations. En tirant parti de ces avancées, vous pouvez rendre votre journée de travail plus efficace et plus rationnelle, ce qui vous permet de vous concentrer sur les choses qui sont les plus importantes pour vous.
Une dynamique adaptée à la dématérialisation permet de réduire la durée des échanges d’information. Par la centralisation des données sur des devices en mobilité, les gains de temps et de productivité sont considérables. La charge de papier sur le terrain, la perte de données, le bourrage papier et les erreurs de ressaisie sont autant d’éléments qui doivent être pris en compte dans le virage zéro papier.
Prenons pour exemple les agents de terrain réalisant des rondes de maintenance. Lors de leurs opérations, ils se munissent d’une tablette ou d’un smartphone, avec ou sans connexion Internet, pour renseigner en temps réel les informations relatives à leurs interventions. Ils peuvent ainsi communiquer en temps réel à leur hiérarchie l’exécution de leur opération, consulter les informations relatives à des interventions antérieures (pannes, données…) et accéder à des procédures dynamiques adaptées à leurs besoins en temps réel. Cette centralisation d’informations sur un appareil en mobilité, qui est en mesure de charger toutes les informations nécessaires sans réseau, permet un gain de temps et d’efficacité très élevé.
La remontée d’informations est instantanée, les données centralisées et la productivité optimale.
Dématérialisez et digitalisez vos interventions2. Vous voulez d’importants gains de coûts
Avec une consommation annuelle avoisinant les 700 kilos de papier par entreprise à l’année, le passage au digital permet à l’entreprise un gain de coûts considérable.
D’autre part, les gains résultants de la productivité gagnée par la dématérialisation des procédures métiers, l’optimisation de l’accès aux données, et le temps d’impression et de ressaisie sont également considérables.
3. Vous voulez fiabiliser vos données
Fini les doubles, voire les triples ressaisies. Avec le zéro papier, la baisse considérable des erreurs humaines est assurée. Les données saisies sont entrées sur un appareil en mobilité une seule fois, et sauvegardées. Outre la réduction des erreurs humaines, vous êtes certains de consulter la dernière version en date d’un document. Le zéro papier permet également d’avoir accès à un historique de l’équipement et des rapports édités précédemment, avec les éventuels incidents antérieurs. Les données sont fiables et accessibles en mobilité, et la perte de données est exclue grâce à la sauvegarde sur un cloud.
4. Votre accès aux données pourrait être optimisé
Le classement des documents ne pose plus les problèmes du papier : de plus en plus d’entreprises archivent leurs données diverses en les digitalisant. Leur accès est facilité et le risque de perte limité. N’importe quel rapport ou document est accessible en quelques clics, et l’efficience du travail en est grandement impactée. Alors, comment dire non à la dématérialisation ?
5. L’image de vous qu’ont vos clients vous importe
Une entreprise à l’identité de marque digitale et moderne est bien plus valorisée par ses clients, dont la confiance est décuplée. L’implication dans le développement durable et le suivi des tendances modernes et digitales est fondamentale dans divers domaines.
Aussi, un avantage concurrentiel important se présente à vous si l’étendue et la performance de vos services sont élargies par le recours à une solution digitale, lors d’un appel d’offres par exemple.
En plus…
Protection de la planète
La dématérialisation des procédures papier est un poids en moins non-négligeable pour l’environnement. La baisse des émissions de gaz à effet de serre ou encore la préservation des forêts font partie des enjeux de la digitalisation.
En bref…
Nombreuses sont les entreprises qui prônent la dématérialisation, pourtant beaucoup n’ont pas encore franchi le pas !
Ses bénéfices sont pourtant considérables: gains de coûts, gains de productivité, fiabilisation des données, facilitation de l’accès aux informations, qualité de travail optimisée, image valorisée, avantage concurrentiel… Le zéro papier est le next step incontournable des entreprises de l’industrie voulant atteindre des résultats optimaux.
Si la dématérialisation peut sembler être la bonne chose à faire pour votre entreprise, il est important de prendre du recul et d’évaluer tous les facteurs impliqués dans une décision aussi importante. En tenant compte de nos conseils, vous pourrez choisir en toute connaissance de cause si la transition vers un bureau sans papier est la meilleure solution pour votre entreprise.
