Clé de voûte des secteurs nécessitant des interventions en mobilité, le Field Service Management est un concept percutant pour collecter les données en temps réel. Ces données souvent non récoltées ou non enregistrées, pourtant vitales aux prises de décisions.
Dans cet article, vous découvrirez le principe du Field Service Management et les avantages de ses outils.
Field Service Management, qu’est-ce que c’est ?
Le Field Service Management
La gestion de la mobilité et du personnel associé est assurée par le Field Service Management (FSM). Les interventions sont organisées et suivies, optimisant ainsi les ressources. La digitalisation du terrain, axe clé du développement des entreprises, conduit à une plus grande efficacité, crédibilité et transparence envers les collaborateurs et les clients.
Quelles entreprises sont concernées par le Field Service Management ?
Le Field Service Management est principalement présent dans les entreprises proposant des services de maintenance, d’inspection ou d’audit. Ainsi les secteur des énergies renouvelables, les industries, les télécoms, les transports sont en première ligne.
La mise en place d’une gestion des services terrain est un atout quelle que soit la taille de l’entreprise pour collecter, valoriser et restituer des données.
Quels sont les 5 outils essentiels d’un bon service de gestion de la mobilité ?
Les 5 outils suivants vous permettront d’avoir une vue à 360° de votre entreprise à l’instant “T” tout en valorisant les informations obtenues lors des opérations terrain de vos collaborateurs :
L’outil de planification et sa vue calendrier à 360°
Côté management, la planification des interventions demande une excellente coordination entre les ressources humaines et matérielles disponibles. De plus, il nécessite une vue d’ensemble des événements déjà en cours de réalisation ou des tâches récurrentes.
Grâce à une vue calendrier intuitive, les managers disposent sur un écran unique d’informations liées au suivi de l’équipement, et des compétences relatives à chaque intervenant.
Ainsi, Ils gagnent un temps précieux pour établir l’emploi du temps de chaque agent terrain ou des équipes tout en optimisant leurs déplacements. En balayant l’ensemble de ces informations d’un regard, ils évitent les doublons ou les erreurs, comme affecter un opérateur sur 2 équipes le même jour ou oublier une action préventive programmée de longue date sur une installation stratégique.
L’outil de gestion d’équipe
Une solution de FSM permet également de gérer vos équipes en temps réel de manière fluide.
Lorsqu’une anomalie terrain est signalée ou qu’une demande client est émise, votre vue calendrier sera votre ressource clé. Vous pourrez repérer les moments de disponibilité de vos équipes, optimiser les trajets et vérifier la disponibilité des compétences ou du matériel nécessaire à une tâche spécifique. Cette vue prend en compte les jours de repos des agents, les formations spécifiques et les habilitations, offrant ainsi une gestion précise et efficiente des demandes.
Vous pouvez également mettre en place une assignation de tâches automatisées ou récurrentes.
L’outil de remonté de données grâce aux formulaires digitaux
Parfois fastidieux à compléter ou à transporter, les documents, formulaires, modes opératoires, bons d’interventions sont rarement consultés ou remplis tels qu’ils le devraient. Ils peuvent même revenir du terrain salis, déchirés ou perdus, empêchant ainsi la valorisation des informations qu’ils contiennent…
Grâce à la gestion des ordres de travail, tous les documents relatifs aux différentes tâches à réaliser sont mis à la disposition des techniciens sous forme d’un support consultable à tout moment, offrant ainsi une information claire en direct, même pour un intervenant débutant.
La collecte de données terrain est facilitée via la mise en place de formulaires digitaux, permettant de dérouler l’opération étape par étape. Cela permet de ne pas oublier certains points ou informations clés tout en gagnant un temps précieux.
Les formulaires sont générés en back-office à l’aide d’une interface intuitive et entièrement personnalisable.
L’outil de gestion d’équipements
Qu’il s’agisse d’outils, d’engins ou de véhicules, les solutions de Field Service Management vous offrent une gestion claire de vos équipements en connaissant leur état exact ainsi que les données relatives à chacuns d’entre eux.
À l’aide des données récoltées sur le terrain vous pouvez, par exemple, décider de mettre un équipement hors d’usage pour la sécurité de vos collaborateurs et gérer les tâches de maintenance à exécuter sur les machines. Vous pouvez aussi réaliser la gestion des inventaires en mettant en place des formulaires digitalisés destinés aux contrôles des machines par exemple.
L’outil de facturation
Directement connectées au CRM, les solutions de Field Service Management permettent une meilleure expérience client à l’aide des données collectées sur le terrain, de la gestion des équipes pour une meilleure réactivité et qualité de travail, mais également pour une facturation exacte et transparente.
Les managers optimisent leur gestion clients, en les informant directement de l’état d’avancement d’une opération de maintenance préventive ou de la planification d’une date d’intervention corrective sans avoir à déranger les équipes pendant leur travail.
Quant aux techniciens, ils envoient directement leur bon d’intervention par mail au client une fois leur intervention terminée en un simple clic. Celui-ci est alors informé en temps réel de la fin des opérations et de leur nature.
De même, vous gardez toutes les données liées aux passages de vos techniciens (nombre d’interventions, machines concernées, temps de l’opération…) indispensables à l’établissement d’une facturation qui correspondra exactement aux informations déjà transmises en amont à votre client.
Vous réduirez ainsi au maximum les contestations de factures et les coûts qu’elles engendrent.
Ces 5 outils sont interconnectés afin d’avoir toujours accès à des données exactes, sans doublons et immédiatement exploitables par les différents services de l’entreprise (extractions de rapports, demandes d’interventions supplémentaires, prises de décisions data driven…).
Conclusion
Le FSM est un dispositif puissant permettant la valorisation de vos données ainsi qu’une communication entre les collaborateurs terrain et les managers pour un gain de temps et de productivité sans mettre inutilement votre personnel en danger.
Causeway Ermeo vous accompagne sur votre terrain de compétences grâce à une solution FSM digitale performante, personnalisable, intuitive qui a déjà transformé la maintenance de nombreuses entreprises.
