Parmi l'ensemble des démarches QHSE d'une entreprise, l'accueil sécurité est souvent considéré comme la première étape de la mise en place d'un programme de prévention de plus grande envergure. En effet, s'agissant d'un point de contact stratégique avec des personnes extérieures (nouveaux arrivants, visiteurs externes), cette gestion forme alors le reflet de la culture sécurité et de la place de la prévention dans l'entreprise. Cette gestion peut alors permettre d’influencer positivement la culture sécurité de l’organisation. Rappelons-en les grands principes et voyons ensemble comment la digitalisation peut simplifier cette démarche !
1. Qu'est-ce que l'accueil sécurité ?
2. Comment réaliser un accueil sécurité ?
3. Pourquoi digitaliser cette procédure ?
1. Qu’est-ce-que l’accueil sécurité ?
Tout d'abord, il faut savoir que l'accueil sécurité est une obligation légale (articles L.4121-1 et 2 du Code du Travail, décret n°85-603 du 10 juin 1985). Toute entreprise a donc l'obligation d'informer ses collaborateurs et ses visiteurs des risques pour la santé et la sécurité et des mesures pour traiter ces risques. C'est une procédure standard rentrant ainsi dans le cadre QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement) des entreprises.
Plus concrètement, un accueil sécurité va concerner le personnel d'une société dans ces situations :
- à l'embauche,
- lors d'un changement de poste,
- après une longue période d'arrêt,
- à la demande de l'employeur (par convention ou accord collectif de travail).
L'accueil sécurité va aussi concerner tous visiteurs et publics extérieurs sur le site, que ce soit :
- les clients,
- les auditeurs,
- les fournisseurs,
- les prestataires de service,
- les transporteurs,
- ...
2. Comment réaliser un accueil sécurité ?
Maintenant que l'on connaît un peu mieux le cadre d'un accueil sécurité, intéressons-nous à la manière de le mener et de son contenu. Tout d'abord pour établir cette formation, le responsable de l'accueil sécurité va devoir définir l'objectif de prévention des risques :
- quels sont ces risques auxquels les collaborateurs et les visiteurs font face sur le site ?
- quelles sont les mesures de protection palliant ces risques ou quel comportement doit-on adopter dans ces situations ?
Une fois ces objectifs clarifiés, quel serait alors le contenu de cette formation ? On y retrouvera selon l'activité de l'entreprise, des situations et des publics visés des informations comme :
- les documents officiels tels que la politique de prévention de l’entreprise et le règlement intérieur de l'entreprise
- les précisions sur les conditions d'exécution de travail (formations, certifications, habilitations, visite médicale…),
- les conditions de circulation au sein de votre entreprise, on pense notamment aux cas comme les structures industrielles étendues
- les conditions d’exécution du travail comme le port des EPI (équipements de protection individuelle),
- de la prévention comme les comportements à observer aux différents postes de travail et dans les différentes zones,
- le fonctionnement des dispositifs de protection et de secours,
- la conduite à tenir en cas d’accident (incendie, explosion, sinistre, pollution…).
Enfin dernier point, maintenant que le contenu d'un accueil sécurité est plus clair, il faut porter à la connaissance de l'audience tout ce contenu. L'enjeu va être de la diffuser et que le public sur le site en soit sensibilisé. Pour cela, il existe des moyens classiques de diffusion
- en présentiel, lors de séances collectives dédiées,
- an autonomie avec l'envoi de vidéos de sensibilisation de e-learning, d'un quiz de vérification
Gardez surtout en tête que votre audience sera d'autant plus sensibilisé avec un contenu plus personnalisé et dynamique !
3. Pourquoi digitaliser son accueil sécurité ?
Nous parlions de contenu dynamique et personnalisé pour une meilleure sensibilisation de son public, le digital est votre parfait allié pour la diffusion de cette formation. Quand nous parlons digitalisation, il s'agit de la transposition d'une procédure sur un canal digital comme un ordinateur, une tablette ou votre mobile. Analysons-en tout de suite les avantages majeurs d'un outil digital pour votre diffusion.
Tout d'abord, en diffusant votre formation via une application ou un logiciel intégré, le principal avantage va en être son accessibilité : la personne visée pourra accéder à la formation n'importe quand à partir d'un simple clic. Et en plus de cela, le contenu de la formation pourra être rendu dynamique, avec l'ajout d'illustrations, de vidéos, de tests de connaissances. En clair, la digitalisation apporter aussi beaucoup plus d'interactivité ce qui sensibilisera toujours mieux votre public.
Ensuite, nous le relevions plus haut, l'accueil sécurité est censé contenir de multiples documents et de procédures hétérogènes. Une application ou un logiciel dédié va alors vous permettre de rassembler toute ces base documentaire au même endroit. Cette centralisation des informations va grandement faciliter la complétude de la formation par votre public et surtout vous faire gagner du temps dans votre gestion.
Nous le savons tous aussi, qui dit conformité dit législation et dit potentielles adaptations à venir. Pour maîtriser ces évolutions de procédures, il est toujours plus facile de les gérer dans un seul endroit et aussi. Et si l'outil s'y prête, l'adaptation en elle-même peut être aussi gérée intuitivement et sans intervention externe ou de société de développement. Là aussi le gain de temps peut être non négligeable.
Un outil digital complet vous permettra par ailleurs d'avoir un statut précis de la prise en compte des formations par les collaborateurs et les visiteurs et d'avoir une traçabilité complète du flux de données issu de ces formulaires. Ainsi, par exemple, vous saurez précisément quelles sont les personnes n'ayant pas obtenu un seuil minimal de validation défini, vous pourrez relancer la personne qui n'aura pas complété l'entièreté de sa formation ou lui programmer des conseils personnalisés. Par ailleurs, cette traçabilité et cette centralisation sur un même référentiel, permet de démontrer très facilement en cas de contrôle, que vous remplissez correctement vos obligations en matière de sécurité physique et de protection de la santé mentale des intervenants. Le rassemblement des points de contrôles des audits externes en une seule plateforme va ainsi vous faciliter la validation de vos certifications QHSE (ISO 450001, MASE…) et remplir vos objectifs Qualité.
Enfin, un dernier avantage que l'on peut citer est que l'utilisation d'un outil digital plutôt qu'un livret d'accueil vous permet de moderniser vos processus et votre image de marque. Cela permet aussi d'apporter un nouveau regard sur la sécurité au sein de votre entreprise en alliant à cela une démarche RSE zéro papier !
Pour conclure, au regard de toutes ces raisons, vous comprenez bien que la digitalisation de votre accueil sécurité devient incontournable dans votre gestion de votre politique de sécurité. Nous l'évoquions plus haut, l'accueil sécurité est aussi le premier point de contact sur la politique de sécurité d'une société et donc son reflet sur le monde extérieur. La digitalisation de ce processus peut alors devenir la première brique de tout un programme de centralisation de toutes vos démarches QHSE et moderniser vos processus en interne !
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