Comment améliorer la productivité de vos équipes avec des formulaires mobiles ?

Les formulaires permettent aux industriels de collecter des données. Pour obtenir une donnée fiable et éviter les pertes, il est important d’avoir des formulaires performants. À l’ère de l’industrie 4.0, la digitalisation des processus est le premier cap à franchir.

Les utilisateurs de ces formulaires mobiles ont plusieurs attentes :

• améliorer l’efficacité des équipes,
• rendre l’utilisation des formulaires plus facile,
• faciliter la communication entre leurs collaborateurs,
• faciliter la gestion et la disponibilité des données en temps de crise,
• poursuivre la trajectoire du virage numérique déjà en cours dans beaucoup d’entreprises,
• réduire la quantité de papier sur le terrain (usines, chantier, etc.) pour limiter le gaspillage,
• améliorer la gestion du travail à distance.  

Plusieurs types d’utilisateurs sont susceptibles d’utiliser ces formulaires : les personnes travaillant dans les services qualité et amélioration continue, les services de production, la recherche et le développement, l’ingénierie et la maintenance.

L’intérêt de l’utilisation de formulaires mobiles part du constat que les opérateurs terrain traitent 10 000 documents papier par an, ce qui représente une perte de temps considérable. De plus, les sites de production, usines ou chantiers peuvent être très longs à parcourir, et la transmission des données prend beaucoup de temps.

Dans cet article, vous allez pouvoir découvrir les points suivants :

1. Les apprentissages en temps de crise
2. Les concepts de transformation digitale
3. Comment choisir une solution de formulaires mobiles
4. Comment la solution Ermeo vous permet de rendre vos formulaires mobiles
5. Ce qu’il faut retenir

1. Les apprentissages en temps de crise

La crise sanitaire du Covid-19 a permis de nombreux apprentissages. De ce fait, la pandémie a généré beaucoup de problèmes dans les usines et dans d’autres entreprises de services.  

Il a été constaté que, dans les entreprises, il y a beaucoup de données en silo : des données papier, des données PDF et des données Excel. Ces données sont croisées pour construire des tableaux de bord à la main. Cela prend du temps et retarde l’analyse de la performance : c’est comme si vous analysiez tout le temps votre performance entre une à trois semaines en arrière selon la rapidité de votre service administratif. 

Dans une entreprise, il est très important de bien gérer le capital humain. Or, avec la distanciation sociale qui s’impose, la gestion des relations humaines est compliquée à organiser.  

L’aspect santé et sécurité sur le lieu de travail prend une place beaucoup plus importante. Les mesures à respecter se multiplient. L’utilisation du papier complexifie l’exécution de ces mesures, car elle favorise les contacts physiques entre les différents collaborateurs. La crise sanitaire remet donc en question les processus existants, qui sont des processus lourds et peu agiles, et qui ne permettent pas d’agir vite et bien dans les entreprises. 

Avec la crise du Covid-19, certains managers ont vécu la difficulté de gérer des équipes en télétravail. Or, le travail à distance n’est pas compatible avec l’utilisation de formulaires papier. Avec ces formulaires, il est difficile d’avoir accès à toutes les données, d’avoir une vue d’ensemble sur tous les documents et de les partager facilement. Cela bloque la prise de décisions et rend difficile la mise en place d’actions correctives. Alors qu’un formulaire mobile se partage rapidement, facilement et avec autant de personnes que nécessaire.

2. Les concepts de transformation digitale

Concept 1 : transformation numérique, la fin des données en silo

La transformation numérique des entreprises signifie la fin des données en silo. C’est pourquoi, aujourd’hui, l’industrie 4.0 et la transformation numérique sont des concepts qui sont au cœur des débats. Il faut que les données soient disponibles pour les opérateurs à distance afin qu’ils prennent les bonnes décisions au bon moment. Souvent, chaque département a son propre silo de données. La plupart du temps, ceux-ci ne sont pas communiqués avec les autres départements. S’ils le sont, cela nécessite beaucoup de temps. Or, selon IBM, 85 % des données ne sont pas utilisées. Pour faire de l’amélioration continue et être plus proactif, il est nécessaire d’en utiliser la totalité.  

Concept 2 : pour s’améliorer, il faut se mesurer 

Pour s’améliorer, il est nécessaire de pouvoir se mesurer grâce aux données. Or, ne se mesure que ce qui se comprend, et ne se comprend que ce qui se décrit et se partage. Avec l’utilisation de formulaires papier, la collecte de données est compliquée et ne permet pas une mesure optimale de son activité. Les formulaires mobiles vous permettent de mieux mesurer votre performance. Une application mobile telle qu’Ermeo vous donne la possibilité d’accéder à la donnée plus facilement via l’application ou la plateforme Web. Vous pouvez ensuite partager les données pour enclencher la boucle d’amélioration continue, avec les fameux tableaux de bord. 

Concept 3 : lean manufacturing 4.0

Le lean manufacturing 4.0 signifie qu’il faut éliminer le gaspillage avec des méthodes d’amélioration continue. Les formulaires papier génèrent beaucoup de gaspillage, que l’on pourra limiter grâce à des formulaires mobiles.

• La surproduction : diminue de 70 % les ré-interventions.
• Le surprocess : supprime les doubles saisies, standardise et simplifie les processus, priorise et limite les investissements, et automatise le reporting (pré-remplissage automatique des formulaires).
• Les stocks inutiles : améliore la connaissance réelle du stock, ainsi que leur état.
• Les transports inutiles : améliore la communication entre les équipes sédentaires et les équipes mobiles (ex. : limite les tailles des équipes d’interventions export).
• Les mouvements inutiles : supprime les allers-retours pour aller chercher ou transmettre l’info (terrain vers bureaux, et réciproquement).
• Les erreurs, qualité insuffisante : supprime les erreurs de saisie, supprime la non-qualité produit due au manque de standardisation, supprime la non-qualité des interventions de maintenance ou d’inspection due au manque de standardisation.
• Le temps d’attente : accélère les processus par l’échange d’informations en temps réel et augmente l’autonomie des opérateurs en mobilité. 

L’objectif du lean manufacturing est donc de valoriser les activités à forte valeur ajoutée.

3. Comment choisir une solution de formulaires mobiles

Qu’est-ce qu’une solution de formulaires mobiles ? 

Une solution de formulaires mobiles est une solution qui vous permet de :

• recueillir des données de qualité avec des formulaires Web ou mobiles,
• dématérialiser vos formulaires facilement selon vos besoins et vos données,
• numériser les données et d’ajouter des informations à haute valeur ajoutée (images, vidéos, sons…),
• rendre accessibles rapidement les données en temps réel aux gestionnaires. 

C’est un complément aux progiciels tels que les GMAO, les ERP, les GED, les logiciels de BI, etc., qui :

• n’ont pas d’application mobile pour la collecte de données ; 
• sont complexes à personnaliser ; 
• sont ouverts à l’intégration des données API ; 
• génèrent des tableaux de bord de gestion de sources multiples.

Une solution pour les entreprises qui souhaitent :

• simplifier leurs processus (moins d’étapes) ;
• ajouter un processus de validation employés/superviseurs (workflow) ;
• numériser les formulaires clients (devis, rapports de visite, inspections, sondages…).

8 critères à prendre en compte pour choisir votre solution de formulaires mobiles :

1. Des fonctionnalités multiples
2. Une facilité d’implémentation 
3. La possibilité de l’utiliser sur plusieurs types de supports (PC, iPhone, iPad, Android, tablette…) 
4. La possibilité de l’utiliser avec ou sans connexion Internet
5. L’analyse facile et le téléchargement des données de différentes façons : PDF, Excel, CSV…
6. Une intégration des données issues des formulaires directement vers les bases de données ou les progiciels de l’entreprise (GMAO, ERP, GED, etc.) 
7. La création et la modification de formulaires (facile et intuitif) 
8. Le suivi des tâches et l’analyse des données (dans l’application)

4. Comment la solution Ermeo vous permet de rendre vos formulaires mobiles

La plateforme Ermeo offre différents types de fonctionnalités

• transformer vos procédures papier en formulaires interactifs, dynamiques et connectés à vos données,
• automatiser le reporting en le personnalisant,
• diminuer le temps de circulation de l’information entre les agents sur le terrain et les opérateurs à distance,
• faire gagner du temps à vos opérateurs en pré-remplissant automatiquement leurs formulaires d’intervention et en fiabilisant les saisies,
• améliorer la connaissance de votre patrimoine en mettant à jour vos référentiels et votre base de données en temps réel,
• piloter l’avancement des interventions et analyser les données collectées sur le terrain.

Concentrons-nous sur deux fonctionnalités de la solution Ermeo qui vous permettent d’obtenir des gains de temps, et donc de performance. 

Automatisation du reporting 

Automatisez le reporting et personnalisez-le, que ce soit en interne (aux chefs d’équipes, aux responsables de sites, à la direction technique, etc.) ou en externe (avec vos clients ou vos prestataires).

Améliorez la qualité de vos livrables en évitant les erreurs de ressaisies et en standardisant leur présentation.

Diminution du temps de répartition et de circulation de l’information 

Diminuez le temps de répartition et de circulation de l’information entre vos équipes et partenaires (clients, prestataires…) tout en maîtrisant les statuts de validation de vos rapports.

Collaborez à plusieurs et en temps réel lors de l’exécution d’une intervention.

5. Ce qu’il faut retenir

Les technologies sont là pour nous simplifier la vie grâce à :

• la création de formulaires mobiles intelligents, 
• la formation de tableaux de bord en temps réel (BI),
• l’IoT,
• l’intégration des données (ERP, GMAO, etc.),
• la valorisation des données (IA),
• la maintenance 4.0.

Il existe des solutions, telles qu’Ermeo, qui vous donneront la possibilité de créer des formulaires mobiles qui vous permettront de réduire votre quantité de papier et d’optimiser le traitement de vos données. 

Avec Ermeo, vos techniciens gagnent en réactivité et peuvent se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.