Les formulaires QSE (Qualité, Sécurité et Environnement) sont essentiels pour la gestion de la santé et de la sécurité au travail ainsi que pour la protection de l’environnement dans toute organisation. Ils permettent aux entreprises de recueillir des informations sur les risques, les incidents et les accidents, facilitant ainsi l’évaluation des impacts sur la santé, la sécurité et l’environnement, et l’implémentation de mesures de prévention adéquates.
Selon l'objectif, le contexte, l'activité et de multiples autres facteurs propres à chaque organisation, il est évident que les formulaires QSE peuvent prendre différentes formes dans la mise en pratique des démarches sur le terrain. Nous avons tenté dans cet article de les catégoriser par typologie de cas d'usage que nous avons l'habitude de digitaliser.
1. Les formulaires de signalement et d'incidents
Dans cette catégorie nous allons retrouver tous les formulaires utilisés pour signaler et documenter les incidents et les accidents du travail. Ils vont servir à recueillir les informations sur ces signalement et d'analyser leurs causes a posteriori. Ils permettront dès lors de mettre en place de nouvelles mesures de prévention pour qu'ils ne se reproduisent pas.
Exemples :
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- Formulaire d'accident du travail,
- Levée d'un fait sécurité,
- Déclaration d'un presqu'accident,
- Analyse Accident du travail,
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2. Les formulaires d'évaluation
Ces formulaires sont utilisés pour préparer, réaliser et documenter toute évaluation de risques et d'impacts. Ils vont servir à recueillir toutes les informations sur les risques potentiels liés à une activité ou à un processus donné. Ils vont permettre de déterminer les mesures de prévention à mettre en place pour réduire les risques identifiés.
Exemples :- Evaluation risque d'incendie,
- Evaluation ATEX (risque d'explosion),
- Evaluation des risques sur le travail en hauteur,
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3. Les formulaires de contrôle
Cette catégorie comprend les formulaires qui vont permettre de s'assurer de la conformité aux réglementations en matière de santé, de sécurité et d’environnement, puis de suivre l’application des mesures de prévention mises en place. Ce sont ces formulaires qui vont être stratégiques en cas d'audits externes et de renouvellement des certifications.
Exemples :- Audits,
- Visite chantiers,
- Registre Entrées/Sorties,
- Accueil Sécurité,
- Checklists d'inspection,
- Habilitations,
- Permis de travail,
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4. Les formulaires de prévention
Nous regroupons dans les formulaires de prévention tous ceux qui vont permettre la mise en place d'actions de prévention au sein d’une entreprise dans le but d’instaurer une culture sécurité et de prévenir les risques de chaque intervenant qu'il soit employé ou visiteur du site. Avec ces formulaires, chaque participant peut ainsi être sensibilisé à un point de sécurité précis.
Exemples :- Causerie Sécurité,
- Retour d'expérience,
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5. Les formulaires de suivi qualité
Enfin dans cette dernière catégorie nous allons regrouper les formulaires utilisés pour la remontée des anomalies, des non conformités relevés lors des audits et tous les retours qualité.
Exemples :- Déclaration d'anomalies,
- Formulaire de non-conformités (NC),
- Formulaire de Retour Client,
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Les formulaires QSE peuvent bien entendu recouvrir plusieurs formes et être regroupés en d'autres typologies selon le contexte. Quelle que soit leur forme, ils se rejoignent dans leur utilité à collecter les données sur toutes les situations relatives à la qualité, à la sécurité et à l'environnement dans le monde professionnel. Ils vont alors servir à mettre en place des mesures de prévention efficaces pour réduire les risques et protéger la santé et la sécurité des travailleurs, ainsi que l’environnement.
Comme nous l'avons parcouru, les formulaires sont nombreux et parfois complexes à rassembler pour prouver sa conformité lors d'audits externes. Et si vous digitalisiez tous ces formulaires pour recueillir, centraliser et tracer ces données ?
