Comment améliorer la formation digitale pour les opérateurs terrain ?

Si TESLA prend une place prépondérante dans le paysage médiatique depuis plusieurs années, ce n’est pas seulement pour la personnalité de son (ancien) dirigeant. C’est aussi parce que l’entreprise made in Elon Musk est un symbole de l’évolution du secteur industriel.

Dans l’industrie, la concurrence est extrêmement forte et mondiale. C’est la raison pour laquelle la Commission Européenne a lancé en 2014 le Public-Private Partnership (PPP) pour les Usines du Futur. Le but du programme ? Soutenir et accélérer la transformation digitale des entreprises industrielles.  Pourquoi ? Parce qu’on ne peut pas négliger les bouleversements d’un marché qui représente 16% du PIB européen.

Vous vous demandez peut-être à quoi ressemblera l’usine du futur. Elle est souvent dépeinte comme une usine ultra connectée, bénéficiant de technologies permettant aux machines de communiquer entre elles et faisant abstraction des humains qui la composaient jusqu’alors.

Nous n’en sommes pas là. Aujourd’hui, au contraire, l’enjeu principal est humain. N’en doutez plus : vos opérateurs terrain accueilleront à bras ouverts une technologie qui leur facilitera la tâche et leur permettra de se concentrer sur l’essentiel. Tout l’enjeu est de les préparer aux évolutions et de les motiver à avancer avec vous, par la mise en place d’une formation digitale adaptée.

Dans cet article découvrez :

1- L’intégration et la formation digitale des opérateurs terrain en poste et des nouveaux arrivants
2- La montée en compétences des opérateurs terrain et l’amélioration continue grâce à la formation digitale
3- Les supports de formation digitale multimédia pour les opérateurs terrain
4- Adapter les méthodes à la réalité terrain

1. L’intégration et la formation digitale des opérateurs terrain en poste et des nouveaux arrivants

L’entreprise industrielle 4.0 recrute, et doit se tourner vers de nouveaux profils qui adopteront facilement et efficacement les procédures du futur. Dans ce contexte, l’enjeu des chefs d’équipe est de créer des synergies. Il s’agit à la fois de rassurer les agents terrain en poste et d’intégrer efficacement les nouveaux opérateurs terrain.

a. Les apprentissages liés à la fonction

Pour un même intitulé de poste, il existe autant de réalités terrain que d’entreprises. Chacune a son mode opératoire, ses procédures, sa manière d’effectuer les reportings, de gérer les données. Les recrutements dans le secteur étant difficiles, il est aussi probable que votre nouvel opérateur terrain ait exercé un métier différent auparavant ou ne maîtrise pas tous les aspects techniques de son nouveau travail. Et même s’il a exercé un métier similaire auparavant, dans les faits il devra réapprendre sa fonction dans un nouveau contexte. Il est donc évident que faire appel à des personnes qui comprennent les réalités et enjeux du métier et du terrain pour comprendre et transmettre la façon d’utiliser la solution est l’option la plus évidente.

Dans la majeure partie des cas, des membres de votre entreprise, qui peuvent être entre autres des chefs d’équipe ou opérateurs terrain, seront formés à l’utilisation d’une solution digitale pour ensuite former les équipes au fur et à mesure du déploiement à un panel d’utilisateurs plus large.

Attention toutefois, tous les membres de vos équipes ne peuvent pas s’improviser formateurs. Tous n’en auront pas non plus envie. Vous pouvez désigner formateur un membre de l’équipe volontaire et pédagogue, et aménager son emploi du temps pour lui permettre de consacrer quelques jours à la formation digitale du nouvel arrivant. L’onboarding – entendez par-là les premiers jours dans l’entreprise – est trop souvent négligé. La première étape ? S’assurer que le nouvel opérateur terrain aura les accès nécessaires pour faire son travail : tablette, licence, procédure de saisie de données ou de reporting disponible facilement.

Ensuite, à charge au chef d’équipe ou à la direction d’organiser la première journée du nouvel arrivant, avec éventuellement son formateur désigné. Par quoi commence-t-il ? Présenter les membres de l’équipe ? Faire un tour des locaux ? C’est l’occasion, dès ce moment, de mettre en avant les outils technologiques dont vous êtes fiers : tablettes pour gérer les machines, GPS et accessoires high-tech intégrés sur vos équipements lourds, applications internes qui leur permet de visualiser les tâches à effectuer et leur progression… Vous créerez ainsi de l’enthousiasme chez votre nouveau collaborateur.

Après cette première formation digitale complète (elle peut durer plusieurs heures/jours/semaines selon les cas), ne « lâchez rien » pour reprendre la célèbre chanson. Un suivi régulier reste nécessaire, aussi bien pour le chef d’équipe que pour le nouvel arrivant qui doit se sentir à la fois challengé et soutenu en cas de difficultés. Concrètement, vous pouvez mettre en place une

Dans ce cas, quid du temps restant sur la semaine de travail ? L’utilisation d’outils digitaux peut permettre à l’opérateur de se familiariser lui-même avec les procédures en cours. Il doit saisir des données destinées à alimenter le plan de maintenance d’une machine ? Une application bien conçue lui permettra de se laisser guider au fur et à mesure des actions à effectuer. Les bénéfices sont clairs : apprendre vite, de manière ludique, et dégager du temps aux chefs d’équipes pour réaliser la partie la plus difficile (et non automatisable !) de leur métier : engager leurs agents autour d’une culture forte et de valeurs partagées par tous.

b. Les apprentissages liés à la culture d’entreprise

Intégrer les nouveaux arrivants à la culture d’entreprise se fait par des actions difficilement tangibles ou chiffrables : s’assurer que le nouvel arrivant est invité à déjeuner par ses collègues, qu’il est aidé lorsqu’une opération de maintenance lui pose problème, que ses idées sont prises en compte… Autant de gestes essentiels à une bonne intégration.

La mise en place de règles communes est également une bonne pratique managériale reconnue. Mais il ne suffit pas de les dicter et d’espérer que le message soit passé. Un chef d’équipe doit s’assurer que ses opérateurs terrain :

• Ont compris les règles et leur raison d’être
• Voient un intérêt à leur mise en œuvre
• Les appliquent et les transmettent

Construire les règles avec vos opérateurs terrain, et prendre en compte les données / remarques émises par les nouveaux arrivants lors des premiers rapports d’intervention, c’est s’assurer d’avoir toujours les bons outils pour avancer. C’est ce qui vous permettra d’atteindre votre objectif commun : assurer une production efficace et durable.

Finalement, pour que vos équipes soient motivées, créatives, ouvertes à l’innovation voire forces de proposition, opérateurs terrains, chefs de projets, managers – en bref, les humains – doivent pouvoir évoluer avec les nouvelles technologies que vous déciderez de mettre en place. Il n’est pas nécessaire d’acquérir une machine pleine d’objets connectés qui communique avec d’autres machines, fait tout le travail et éteint les lumières à la fin de la journée.
Non, le développement technologique c’est choisir des outils qui peuvent être pris en main rapidement et facilitent vraiment le travail de vos opérateurs terrain. C’est tout simplement une application qui permet de suivre les tournées de vos livreurs et de les optimiser au fur et à mesure pour leur faire gagner du temps. Ou une tablette qui permet de se promener dans les hangars pour faire des relevés sans subir le poids d’un dossier de 40 pages.

Les technologies ne sont pas le seul cheval de guerre dans une démarche d’amélioration continue : vous avez l’adhésion de vos collaborateurs et avez trouvé un fournisseur de solutions fiables ? Encore faut-il pouvoir intégrer les outils facilement sans subir de lourdeurs procédurales. Heureusement, ces mêmes outils peuvent vous aider à alléger tout cela.

2. La montée en compétences des opérateurs terrain et l’amélioration continue grâce à la formation digitale 

L’organisation des processus et du travail est le 2^ème plus grand enjeu des entreprises de construction mécanique. Mais le temps de construire des procédures claires, efficaces, standardisées… Un nouvel objet connecté est déjà arrivé, implique une montée en gamme de toutes les machines existantes et rend obsolètes les procédures à peine terminées.

L’intégration d’outils digitaux devient alors nécessaire pour accélérer la mise en œuvre de ces changements dans l’organisation. Petite ou grande entreprise industrielle, la question n’est plus là : toutes sont concernées.

a. L’amélioration opérationnelle

La difficulté de la formation au digitale pour les opérateurs terrain se pose dans l’usage des différents outils. Les opérateurs terrain ne sont pas tous habitués à saisir leurs rapports d’interventions sur une tablette. Leur chef d’équipe sait que cela leur facilitera la tâche et leur évitera de se déplacer avec de lourds dossiers papiers entre les mains. Mais pour eux, cela représente d’abord un changement : « Vais-je réussir à utiliser la tablette ? », « Vais-je être à la hauteur ? », « Ce n’est pas mon métier ! ».

Cette situation peut être désamorcée facilement en mettant en avant les plus-values que les outils leur apporteront au quotidien. Il suffit d’une donnée clé : « En utilisant cette application, vous gagnerez 30 min par jour sur vos reportings. Votre quotidien en sera facilité, les procédures plus accessibles ; vous n’aurez plus à procéder à de multiples allers-retours et ressaisies… ». Les bénéfices seront vite tangibles.

Il faudra toutefois prévoir de faire monter en compétences vos équipes pour qu’elles utilisent les nouveaux outils que vous leur apportez. Cette montée en compétences doit être un objectif continu. S’ils sont régulièrement sollicités pour tester des innovations technologiques, qu’ils peuvent éventuellement participer au choix des outils ; vos agents terrain, opérateurs terrain se sentiront plus à l’aise face aux transformations digitales et la nécessité de suivre une formation digitale.
Faites-les participer à des projets annexes, différents de leurs tâches quotidiennes. C’est ce qu’a fait Air Liquide en ouvrant un centre de contrôle des affaires près de Lyon, visant à trouver des solutions pour contrôler la production, optimiser la consommation d’énergie et permettre une maintenance prédictive.

b. L’amélioration organisationnelle

Vos opérateurs terrain gèrent déjà de nombreuses urgences dans une journée : ils rapportent les anomalies techniques qu’ils constatent, la présence d’un objet qui met en péril la sécurité sur le terrain, des soucis de propreté… Ils doivent à la fois être capables de communiquer en temps réel les données qui nécessitent d’être traitées en urgence et savoir prendre du recul si nécessaire. Cela reflète la réalité d’un marché : les exigences qui pèsent sur les métiers industriels sont toujours plus fortes (une production plus efficace, transparente, écologique).

Mais paradoxalement, le rythme de production laisse peu de temps pour réfléchir aux améliorations énergétiques, organisationnelles, environnementales qui pourraient être apportées. C’est souvent au chef d’équipe d’avoir cette vision macro et de mettre en œuvre les actions d’amélioration.

Ces actions passent en général par la digitalisation. En effet, mettre en œuvre des solutions digitales est encore ce que l’on peut faire de mieux pour accroître sa productivité, le niveau de qualité de ses produits ou services et améliorer la sécurité. Un simple équipement type tablette (attention, elle doit contenir une plateforme de saisie intuitive au design agréable, sinon elle ne sera pas adoptée) permet de :

• Remonter les alertes
• Faire des rapports d’anomalies
• Voir l’avancement d’une tâche
• Obtenir des suggestions d’amélioration de procédures

Last but not least, un tel outil permet de transmettre toutes ces données immédiatement et automatiquement au management. Cela fait gagner un temps considérable à toutes les parties prenantes : les opérateurs terrain qui n’ont pas besoin de chercher à corps et à cri la personne responsable de telle ou telle machine pour l’alerter, et les chefs d’équipe qui peuvent effectuer un suivi régulier de toutes les opérations sur une même interface claire, lisible.

Si former vos collaborateurs à l’usage d’outils digitaux vous paraissait seulement coûteux et fastidieux, nous espérons vous avoir convaincus du contraire. Il s’agit certes d’un investissement, mais il est indéniable qu’il vous rapportera davantage – ce même à court terme. L’entreprise Günter Effgen semble d’ailleurs convaincue. Vous hésitez encore ? Vous avez peur de vous éloigner de votre cœur de métier ? Voici quelques solutions multimédia qui devraient vous convaincre de la facilité d’organisation et de la rapidité d’une formation digitale pour les opérateurs terrain.

3. Les supports de formation digitale multimédia pour les opérateurs terrain

Vos collaborateurs sont des hommes et femmes de terrain. Vous risquez de les perdre en route si vous leur proposez de retourner dans une salle de cours pour se former à des outils technologiques. Ce qui les intéresse – et c’est bien normal – c’est le résultat : le temps que les outils vont leur faire gagner, la simplification des procédures… Pour bien faire passer le message, il vous faut des supports de formation vivants, interactifs :

• Présentations interactives : un PowerPoint (ou solution alternative type Prezi) et un bon orateur pour captiver et faire participer l’audience sont souvent suffisants.
• Vidéos tutorielles : tout le monde s’y met ! Du particulier qui cherche à changer une ampoule sur sa voiture aux gestionnaires de flottes (logistique, agriculture). La vidéo est un moyen d’apprentissage très apprécié.
• MOOC avec gain de « badges » ou récompenses fictives. L’avantage ? Les équipes se forment en autonomie. Ensuite, vous pouvez organiser des petits challenges ou événements pour encourager et dynamiser l’action.

Ces supports de renforcement de la formation digitale permettront une compréhension rapide des diverses procédures digitalisées par les opérateurs terrain. Leur but ? Former bien sûr, mais aussi lever les freins psychologiques à la mise en place de nouveaux processus plus optimisés.

Quoi qu’il en soit, les entreprises qui fournissent les solutions digitales prennent généralement en charge la formation digitale associée. N’hésitez pas à vous laisser conseiller par votre fournisseur de solution qui a certainement effectué des dizaines de formations au digital avant la vôtre. Il ne devrait pas être nécessaire de réinventer une organisation ou de couper tout avancement opérationnel pendant le temps de la formation digitale pour les opérateurs terrain. Les solutions sont simples, elles ont fait leur preuve en B to C et arrivent déjà bien rodées en B to B. Elles sont indispensables pour renouer avec la croissance et devenir une industrie 4.0.

4. Adapter les méthodes à la réalité du terrain

Les fournisseurs de solutions digitales sont donc là pour vous aider à mener à bien la formation. Ils ont autant d’intérêt que vous à ce que tout se passe bien. Ils ont donc évidemment testé et approuvé leur solution avant de procéder à votre accompagnement vers le virage digital et savent que vous pouvez y trouver un intérêt.

Assurez-vous qu’ils connaissent les métiers terrain et qu’ils savent. Cela sera essentiel pour la formation. N’oubliez pas qu’ils doivent convaincre le chef d’équipe et les opérateurs terrain : si tout le monde est décidé à prendre le même bateau et à le faire avancer, la formation ne peut qu’être un succès.

Certains fournisseurs proposeront des méthodes de formation innovantes sous forme d’ateliers par exemple : ils peuvent proposer à vos équipes de réaliser des tâches qui leur parleront concrètement et les accompagner dans leur réalisation. Un exemple ? Si vos agents terrain rédigent encore les modes opératoires sur papier, ils pourront apprendre demain à les saisir dans un formulaire interactif conçu par des ingénieurs méthode sur application mobile.

Les applications mobiles étant des outils connus et utilisés de tous, vos opérateurs devraient vite s’y retrouver et adopter les nouveaux process. Pouvoir réaliser toutes ses saisies (mode opératoire, ordre de travail) sur un smartphone que l’on a toujours dans sa poche, quoi de plus intuitif ?

Ermeo met à votre disposition la Plateforme de l’Opérateur Connecté, conçue pour gagner du temps sur les tâches réalisées par vos opérateurs terrain. Nous vous évitons la ressaisie des données du papier vers l’ordinateur en équipant chacun de vos agents terrain.